Составление претензии (образец). Типовые претензии. Образец претензии на некачественный товар.
Советы по составлению претензий.
Претензия оформляется
в виде официального письма за подписью
руководителя компании, с указанием контактных данных лица, ответственного за
работу по претензии (ФИО, телефон, адрес электронной почты и др.). Суть
претензии на некачественный товар должна быть изложена четко, не допуская двузначных толкований. В
претензии отображаются дата поступления продукции, номер и дата инвойса, коды
продукции, ее количество, стоимость, характер брака, предложения по компенсации
(сумма) с ее подробным обоснованием, другая необходимая информация, позволяющая
внести ясность в суть вопроса, разобраться в причинах сложившейся ситуации и
обеспечить недопущение подобных фактов в дальнейшем.
К письму-претензии в обязательном порядке прилагаются:
1. Акт приемки продукции установленной формы (согласно действующему
законодательству страны дилера), утвержденный руководителем. В акте должны быть
указаны:
a. Код
продукции (артикул);
b. Количество бракованной продукции (в единицах
измерения, указанных в отгрузочных документах);
c. Вид брака (бой сверх нормы, несоответствие требованиям ГОСТ – кривизна,
несоответствие геометрическим размерам и т.п.), недостача либо излишки;
d. Стоимость продукции (по инвойсу);
e. Номер и дата инвойса (счета-фактуры);
f. Методика проведения проверки качества продукции (каким инструментом, по каким
методикам, ГОСТ или ТУ);
g. Заключение комиссии о причинах брака, боя, недостатка или излишков продукции.
2. Копия инвойса (счета-фактуры)
на продукцию, к которой предъявляется претензия по качеству.
3. Фотографии всей продукции, подтверждающие характер брака (боя) и его объемы.
Фотографии должны быть четкими, не размытыми, выполненными при достаточном
освещении и в разрешении, достаточном для объективного их изучения. Формат –
JPEG.
4. Фотографии упаковки проблемной продукции, на которых должна быть четко видна
заводская маркировка/кодификация, позволяющая установить дату и смену,
ответственную за выпуск продукции.
5. При наличии боя – обязательно фотографии продукции внутри вагона до его
разгрузки со всех ракурсов (для выяснения причин – возникли ли они в ходе
погрузки либо транспортировки), отдельные фотографии проблемных паллет до
вскрытия упаковки, с фотографиями паспортов качества (есть на каждой паллете).
